「業務報告」ご利用ガイド/PC版 | シャドウズワークス
ご利用ガイド/PCブラウザ版
ご利用ガイド/PCブラウザ版（目次）
最初にお読みください
「業務報告」をお使いになる前に、以下の説明をお読みいただき、「業務報告」の基本的な運用と操作の手順について、ご理解いただくことをお願いいたします。
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メンバーを追加する
まず、「業務報告」を使用するメンバーを追加します。「報告書を提出する者（以下、報告者と言います）」と「報告を受け、その報告を承認、否認する者（以下、承認者と言います）」にあたるメンバーを選定し、そのメンバーのメールアドレスを集めてください。この「メールアドレス」がメンバーのログイン時のユーザーIDになります。メールアドレスが集まったら、その方々に「業務報告」の招待メールを送信します。招待メールを受信した方が参加手続きを行うと、メンバーに追加されます。招待メールの送信の仕方は「メンバーを追加するには」をご覧ください。
メンバーとは
本サービスを利用するユーザーのこと。メンバーの権限は「監督者」「管理者」「一般」の３種類があり、各権限により使用できる機能が制限されます。
報告者・承認者とは
各メンバーは権限に関係なく、報告フォーム毎に、業務上の「報告者」「承認者」として「報告をする者」「承認をする者」の役割を担えます。
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報告フォームを作成する
メンバーの追加が終わったら、報告フォームを作成します。報告フォームは「（タイトルや締切を含む）フォーム」「報告項目」「報告者」「承認者」の情報から成ります。報告者の名前、報告の送信日時は「業務報告」が自動的に採取しますので「報告項目」に含む必要はありません。普段使用している報告書を報告フォームに置き換えて、報告フォームを作成してください。報告フォームの作成方法は「新規に作成するには」をご覧ください。
報告フォームとは
報告内容を入力する画面のこと。従来の紙（用紙）やExcelシートの代わりとなる。フォームから入力されたデータはアップすることによりクラウドサーバに自動的に蓄積されます。
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報告を入力する
報告フォームを［保存］したら、運用の準備は完了です。報告者のアプリに先ほど作成したフォームが「報告入力」ページに配信されます。アプリの「報告入力」から入力を行ってください。
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報告内容を確認する
アプリから報告された内容を確認するにはアプリから報告された内容を確認するには「報告内容を確認するには」「報告内容をダウンロードするには」をご覧ください。報告内容は、表形式と単票形式の２種類がセットでExcel形式ファイルとしてダウンロードされますので、必要に応じて、Excel形式ファイルを保存、加工、印刷等を行い、業務にお役立てください。
「業務報告」の基本的な運用と操作をご理解いただけたでしょうか？「業務報告」を利用し、報告内容を報告フォームで定型化し、「非定型業務」を「定型業務」に置き換え、業務をどんどん効率化してください。引き続き「業務報告」をご利用いただきますようお願いいたします。
メンバーを追加するには
- ［管理］＞［メンバー］を選択し「メンバー」画面を表示します。
- ［新規］をクリックします。
- 各項目を入力し、［追加］をクリックします。
補足追加が成功すると、入力した「メールアドレス」宛に「【業務報告】メンバー登録のご案内」メールが送信されます。 そのメールを受信した方が、メール内の［登録する］ボタンをタップすることにより、メンバー追加が完了します。 ［登録する］ボタンがタップされるまでは、［申請中］として「メンバー」画面に表示されます。
報告フォームを新規に作成するには
フォーム作成
- ［報告］＞［フォーム作成］を選択し「フォーム作成」画面を表示します。
- ［フォーム］タブの編集を行います。
タイトル 報告書のタイトルを記載します。30文字以内で入力してください。 説明文 報告の目的や報告内容に関する説明等を記載します。100文字以内で入力してください。空欄の場合は使用されません。 締切日時 報告の締切日時を指定します。 随時 - 毎日 時刻指定 毎週 曜日指定/複数可
時刻指定毎月 日指定/複数可
時刻指定指定日 日指定
時刻指定 - 入力が完了したら、［項目編集］タブをクリックします。
入力項目の編集
- ：行を削除
- ：行を上へ移動
- ：行を下へ移動
- ［追加］ボタンをクリックして、入力項目の編集を行います。
項目名 項目名を記載します。30文字以内で入力してください。 項目説明 項目に関する説明等を記載します。100文字以内で入力してください。空欄の場合は使用されません。 必須選択 入力必須の場合は on にします。 入力方法 入力方法を以下から選択します。 テキスト（１行） テキスト（複数行） テキスト
（定型）氏名 氏名（フリガナ） 郵便番号 電話番号 メールアドレス 都道府県 日付 時刻 日時 数値 単位/上限値/下限値
数値の単位や制限を入力します。空欄の場合は使用されません。チェック カメラ・画像 バーコード 単一選択 選択肢の名称を２件以上入力します。選択肢を追加する場合は をタップします。削除する場合は をタップします。 複数選択 選択肢の名称を２件以上入力します。選択肢を追加する場合は をタップします。削除する場合は をタップします。 位置情報 - 入力が完了したら、［追加（連続）］ボタンもしくは［追加］をクリックします。
- 上記の 1. 2. の操作を項目数分、繰り返します。
- 項目数分入力できたら［報告者］タブをクリックします。
報告者選択～承認者選択
- 報告者を選択します。
この報告フォームを使って報告を行うメンバーを選択します。 - 選択が完了したら、［承認者］タブをクリックします。
- 承認者を選択します。
この報告に対して承認を行うメンバーを選択します。 - 選択が完了したら、［保存］ボタンをクリックします。
- 保存完了メッセージが表示されたら、終了です。
承認者は複数指定可ですが、選択したメンバーの内、誰か一人が承認することで、「承認済」となります。
報告内容を確認するには
- ［報告］＞［データ収集］を選択し「データ収集」画面を表示します。
- ［報告フォーム］［検索期間］［並べ替え］を選択し、確認する報告内容を抽出します。
位置情報は［（マーカー）］アイコンをクリックすると、地図上で確認できます。画像情報はサムネール画像が表示されます。
報告内容をダウンロードするには
- 「データ収集」画面で［ダウンロード］ボタンをクリックします。
- Excel ファイルがダウンロードされたら、ダイアログの［閉じる］ボタンをクリックします。
- ダウンロードされた Excel ファイルには、表形式と単票形式で報告内容が出力されます。
メンバーに連絡するには
- 「ダッシュボード」画面を表示します。
- 「連絡」パネルの［（新規）］アイコンをクリックします。
- 「メッセージ」を入力し、連絡先のメンバーを選択し［送信］ボタンをクリックします。
補足［通知］をチェックすると連絡先のメンバーに通知が届きます。デフォルトはチェック状態です。