「業務報告」ご利用ガイド/アプリ版 | シャドウズワークス
ご利用ガイド/アプリ版
ご利用ガイド/アプリ版（目次）
最初にお読みください
「業務報告」をお使いになる前に、以下の説明をお読みいただき、「業務報告」の基本的な運用と操作の手順について、ご理解いただくことをお願いいたします。
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メンバーを追加する
まず、「業務報告」を使用するメンバーを追加します。「報告書を提出する者（以下、報告者と言います）」と「報告を受け、その報告を承認、否認する者（以下、承認者と言います）」にあたるメンバーを選定し、そのメンバーのメールアドレスを集めてください。この「メールアドレス」がメンバーのログイン時のユーザーIDになります。メールアドレスが集まったら、その方々に「業務報告」の招待メールを送信します。招待メールを受信した方が参加手続きを行うと、メンバーに追加されます。招待メールの送信の仕方は「メンバーを追加するには」をご覧ください。
メンバーとは
本サービスを利用するユーザーのこと。メンバーの権限は「監督者」「管理者」「一般」の３種類があり、各権限により使用できる機能が制限されます。
報告者・承認者とは
各メンバーは権限に関係なく、報告フォーム毎に、業務上の「報告者」「承認者」として「報告をする者」「承認をする者」の役割を担えます。
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報告フォームを作成する
メンバーの追加が終わったら、報告フォームを作成します。報告フォームは「（タイトルや締切を含む）フォーム」「報告項目」「報告者」「承認者」の情報から成ります。報告者の名前、報告の送信日時は「業務報告」が自動的に採取しますので「報告項目」に含む必要はありません。普段使用している報告書を報告フォームに置き換えて、報告フォームを作成してください。報告フォームの作成方法は「新規に作成するには」をご覧ください。
報告フォームとは
報告内容を入力する画面のこと。従来の紙（用紙）やExcelシートの代わりとなる。フォームから入力されたデータはアップすることによりクラウドサーバに自動的に蓄積されます。
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報告を入力する
報告フォームを［アップ］したら、運用の準備は完了です。報告者のアプリに先ほど作成したフォームが「報告入力」ページに配信されます。アプリの「報告入力」から入力を行ってください。
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報告内容をダウンロードするには
アプリから報告された内容を確認するには「報告内容をダウンロードするには」をご覧ください。報告内容は、表形式と単票形式の２種類がセットでExcel形式ファイルとしてダウンロードされますので、必要に応じて、Excel形式ファイルを保存、加工、印刷等を行い、業務にお役立てください。
「業務報告」の基本的な運用と操作をご理解いただけたでしょうか？「業務報告」を利用し、報告内容を報告フォームで定型化し、「非定型業務」を「定型業務」に置き換え、業務をどんどん効率化してください。引き続き「業務報告」をご利用いただきますようお願いいたします。
メンバーを追加するには
- ［メニュー］＞［管理］＞［メンバー］を選択し「メンバー」画面を表示します。
- ［追加］をタップします。
- 各項目を入力し、［追加］をタップします。
補足追加が成功すると、入力した「メールアドレス」宛に「【業務報告】メンバー登録のご案内」メールが送信されます。 そのメールを受信した方が、メール内の［登録する］ボタンをタップすることにより、メンバー追加が完了します。 ［登録する］ボタンがタップされるまでは、［申請中］として「メンバー」画面に表示されます。
報告フォームを新規に作成するには
フォーム作成
- ［メニュー］＞［管理］＞［フォーム作成］を選択し「フォーム作成」画面を表示します。
- 基本項目の編集を行います。
タイトル 報告書のタイトルを記載します。30文字以内で入力してください。 説明文 報告の目的や報告内容に関する説明等を記載します。
100文字以内で入力してください。空欄の場合は使用されません。締切日時 報告の締切日時を指定します。 随時 - 毎日 時刻指定 毎週 曜日指定/複数可
時刻指定毎月 日指定/複数可
時刻指定指定日 日指定
時刻指定項目数 フォームの項目数を入力します。 - 入力が完了したら、［次へ］ボタンをタップします。
入力項目の編集
- 入力項目の編集を行います。
項目名 項目名を記載します。30文字以内で入力してください。 項目説明 項目に関する説明等を記載します。100文字以内で入力してください。空欄の場合は使用されません。 必須選択 入力必須の場合は on にします。 入力方法 入力方法を以下から選択します。 テキスト（１行） テキスト（複数行） テキスト
（定型）氏名 氏名（フリガナ） 郵便番号 電話番号 メールアドレス 都道府県 日付 時刻 日時 数値 単位/上限値/下限値
数値の単位や制限を入力します。空欄の場合は使用されません。チェック カメラ・画像 バーコード 単一選択 選択肢の名称を２件以上入力します。選択肢を追加する場合は をタップします。削除する場合は をタップします。 複数選択 選択肢の名称を２件以上入力します。選択肢を追加する場合は をタップします。削除する場合は をタップします。 位置情報 - 入力が完了したら、［次へ］ボタンをタップします。
「各項目の編集」は「基本項目の編集」で指定した項目数分、繰り返します。
報告者選択
- 報告者を選択します。
この報告フォームを使って報告を行うメンバーを選択します。 - 入力が完了したら、［次へ］ボタンをタップします。
承認者選択
- 承認者を選択します。
この報告に対して承認を行うメンバーを選択します。 - 入力が完了したら、［次へ］ボタンをタップします。
承認者は複数指定可ですが、選択したメンバーの内、誰か一人が承認することで、「承認済」となります。
アップ確認
- 確認を行い、編集内容をアップロードします。
入力した項目の情報を確認します。入力項目の順番は［］［］ボタンで移動できます。 - 確認したら、［アップ］ボタンをタップします。アップロードが完了すると、報告フォームが使用できます。
修正が必要な場合は［最初に戻る］ボタンをタップし、「基本項目の編集」からやり直すことができます。
補足報告フォームの編集を途中で中止した場合、作成中の報告フォームは自動的に保存され「報告入力」画面の「フォーム作成中」欄に一覧表示されます。
報告フォームをテンプレートから作成するには
- ［メニュー］＞［管理］＞［テンプレート］を選択し「テンプレート一覧」画面を表示します。
- 編集するテンプレートをタップし「フォーム編集」画面を表示します。
- 表示されている内容を確認します。
入力項目の順番は［］［］ボタンで移動できます。 また、必要のない項目は［］ボタンで削除できます。 確認したら、［編集］ボタンをタップします。
補足［編集］ボタンをタップすると「報告フォームを新規に作成する」の「フォーム作成」画面に遷移します。 それ以降の手順については「報告フォームを新規に作成する」を参照してください。
既に作成した報告フォームをコピーして作成するには
- ［メニュー］＞［管理］＞［フォーム管理］を選択し「フォーム管理」画面を表示します。
- コピーする報告フォームをタップし、次の画面で［コピーして新規にフォームを作成する］をタップし「フォーム編集」画面を表示します。
- 表示されている内容を確認します。
入力項目の順番は［］［］ボタンで移動できます。 また、必要のない項目は［］ボタンで削除できます。 確認したら、［編集］ボタンをタップします。
補足 ［編集］ボタンをタップすると「報告フォームを新規に作成する」の「フォーム作成」画面に遷移します。 それ以降の手順については「報告フォームを新規に作成する」を参照してください。
報告内容をダウンロードするには
- ［メニュー］＞［管理］＞［データ収集］を選択し「データ収集」画面を表示します。
- ダウンロードする報告フォームをタップし、次の画面で［ダウンロード用ファイルを作成する］をタップし「ファイル作成」画面を表示します。
- 検索対象、収集期間、件数を確認し、［作成］ボタンをタップします。
- ファイル作成が成功するとリンクが表示された「ダウンロードリンク」画面に遷移します。
- ［シェア］ボタンをタップし、メールアプリにダウンロード用リンクをコピーしてPCに送信します。
- PCでリンクをクリックすると「ログイン」画面が表示されます。
- 「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、認証が成功すると、Excelファイルがダウンロードされます。
ダウンロードする検索条件を変更するには
- ［メニュー］＞［管理］＞［データ収集］を選択し「データ収集」画面を表示します。
- ダウンロードする報告フォームをタップし、次の画面で［検索条件を変更する］をタップし「データ収集設定」画面を表示します。
- 検索対象、検索期間を選択し、［ 登録］ボタンをタップします。
- 登録が成功すると「データ収集設定」画面に戻り、表示されている検索条件が変更されます。
メンバーに連絡するには
- ［メニュー］＞［連絡］を選択し「連絡」画面を表示します。
- ［連絡］ボタンをタップします。
- 「メッセージ」を入力し、連絡先のメンバーを選択し［送信］ボタンをタップします。
補足［通知］をチェックすると連絡先のメンバーに通知が届きます。デフォルトはチェック状態です。